Como escanear ou digitalizar de forma correta

A digitalização é a melhor solução para manter a integridade dos documentos. Com essa tecnologia você pode eliminar os documentos que não são exigíveis pelos órgãos de fiscalização e para não acumular papéis desnecessários, ou seja, é uma otimização de espaço e de gavetas em qualquer ambiente. Escanear é a melhor solução que existe para manter a integridade de um documento em imagem, uma foto ou uma cópia digital. Para quem tem necessidade ou mesmo para quem gosta de manter a organização em seu trabalho, manter uma cópia do documento é a melhor maneira de conseguir resgatar qualquer informação, sem o risco de perda, extravio ou desgaste.

Um documento escaneado ou digitalizado não terá problemas como por exemplo: manchas, amassados e rasgos. Ainda oferece a opção de compartilhamento com outras pessoas sempre que for necessário, podendo enviar por e-mails ou por qualquer aplicativo de comunicação.

Como escanear ou digitalizar um documento

Escanear ou digitalizar parece uma tarefa bem fácil e simples de ser feita, mas escanear ou digitalizar um documento exige conhecimento por parte do usuário, principalmente do aplicativo utilizado para essa atividade. Muitas vezes a qualidade do escaneamento ou digitação dependem da marca, do estilo e da qualidade do equipamento utilizado. Se o trabalho não for facilitado, o usuário pode não conseguir um bom resultado. Isso vale para tudo, inclusive para trabalhos gráficos que exijam imagens de qualidade. Antes de escanear ou digitalizar um documento você vai precisar de um equipamento de qualidade, que ofereça o desempenho adequado para o atendimento de suas necessidades e da demanda de escaneamento ou digitalização:

1. Higienize os documentos

Antes de escanear qualquer tipo de documento é preciso fazer sua higienização completa, retirando qualquer grampo ou clip de papel que esteja nele. Verifique também se possui alguma classificação para deixar tudo organizado como antes.

2. Cuidado com a integridade do documento

Tome bastante cuidado com o documento. Não deixe que amassem ou que fiquem úmidos. Se houver algum mofo ou bolor, procure secar antes de escanear para não ter qualquer mancha na sua imagem escaneada

3. Manuseio na hora de escanear ou digitalizar

Sempre que você for escanear ou digitalizar um documento, coloque-o no local indicado no escâner, sempre um de cada vez na parte transparente e feche a tampa. Somente depois disso é que você irá usar o aplicativo de escaneamento.

Como escanear ou digitalizar utilizando aplicativos

Nossas recomendações são com referência aos cuidados com o documento que você pretende escanear ou digitalizar. Agora vamos às dicas básicas para escanear ou digitalizar qualquer tipo de documento. Se você não estiver familiarizado com o aplicativo, procure antes conhecer todos os comandos, e faça alguns testes preliminares e analise os resultados, até que tenha certeza de que poderá fazer um trabalho rápido e eficiente, sem precisar ficar apagando imagens que não estejam de acordo. Para escanear ou digitalizar o documento você pode utilizar uma série de softwares diferentes, e algumas dicas não se limitam a um determinado aplicativo. Você pode escolher aquele que mais atende as suas necessidades para que seu trabalho seja perfeito.

Analise o documento

Pegue o documento que pretende escanear ou digitalizar e veja se ele está em condições de ser colocado no scanner, retire tudo que faça parte do documento antes de começar.

Colocando o documento no scanner

Abra a tampa da bandeja do scanner e coloque o documento sobre a bandeja de vidro, lembrando sempre que é preciso colocar a face do papel que contém as informações voltada para o vidro do scanner.

Centralizando o papel

Coloque o papel centralizado para que não aconteça nenhum tipo de problema durante o escaneamento ou digitalização. Verifique nas réguas de marcação na lateral do vidro. Encaixe corretamente o documento para que o escaneamento seja feito com precisão e qualidade.

Usando o aplicativo de escaneamento

Logo após centralizar o seu documento, feche a tampa do scanner para mantê-lo no lugar correto e abra o aplicativo. Geralmente, o nome do aplicativo é Central de soluções e deve haver um ícone na sua área de trabalho. Se não houver, deixe-o sempre disponível para facilitar o seu trabalho.

Digitalizando o documento

No aplicativo central de soluções, procure a opção digitalizar documento e clique nela. Você terá uma nova janela aberta, onde poderá fazer a escolha do formato digital desejado para o documento que pretende escanear.

Opções de escaneamento

Você pode escanear e digitalizar um documento em PDF ou em uma imagem no formato JPG. escolha a opção que mais for adequada para o seu trabalho. Não se esqueça de organizar todos os arquivos digitais para não se perder entre eles. Para garantir seus arquivos digitais, mantenha-o no seu computador, pen drive ou um arquivo em nuvem. Assim você terá certeza de que não irá perder o documento. Os originais você pode guardar em uma pasta, já que eles não precisarão ser manuseados.